הפקת מסמך אפיון דרישות הוא תהליך חשוב לאיתור משרדים חדשים ולהקמת המשרדים שנועד לסייע למעצב\ת הפנים של הפרויקט לקבל הנחיות ומסגרת לתהליך התכנון. 
הפקת המסמך דורשת איסוף מידע מכל המחלקות בחברה ומכל הדרגים. יש לייחס חשיבות ולהטות אוזן להערות ולתובנות של כל בעלי התפקידים בחברה, מהזוטרים עד לבכירים ולאחר מכן לעשות תהליך חשיבה אסטרטגית כדי למפות את הדרישות ולהבדיל בין עיקר לטפל.

כמנהל בחברה שמרכז את תהליך הקמת המשרדים החדשים, השכר לעמלך יהיה מסמך שימקד את המעצב\ת לא רק בשטח הדרוש לכם אלא גם באפיונים רבים אחרים שתגלה לפתע שמאוד חשובים במשרדי החברה. לדוגמא: חברת הייטק שעובדיה יושבים בהווה בקבוצות קטנות של 2-3 איש בכל חדר מחליטה להגביר את רמת השיתוף בין העובדים ולעבור לישיבה בחלל פתוח. לכאורה נראה כאילו עקב החלטה זו השטח הנדרש למשרדים הצטמצם באופן דרמטי אבל אסור לשכוח שכאשר עוברים לעבודה בחללים פתוחים (open space) צריך לתת מענה לפונקציות שהתקיימו קודם לכן בחדרים סגורים :

1. מענה לעובד שצריך לנהל שיחה פרטית דחופה ולא להפריע לחבריו על ידי הקצאת חדרונים שהם תאי טלפון.
2. הגדלה מהותית של מספר חדרי הישיבות כדי לאפשר פגישות ספונטניות מהירות כשצץ במהלך העבודה דיון בנושא שצריך לפתור על ידי 2-4 עובדים בלי להפריע לשאר חברי הצוות בחלל הפתוח.

הדרישות הללו שהיו פחות קריטיות כאשר העובדים ישבו בחדרים סגורים מוסיפות שטח מהותי למשרדים ויש חשיבות בהגדרת השטחים המגבים את הישיבה בחללים פתוחים על ידי הפקת פרוגרמה איכותית .
מסמך אפיון דרישות שבנוי בצורה יסודית ומעמיקה יכול לעזור מאוד למעצב\ת הפנים לקבוע כבר בשלב התחלתי של איתור הנכס מהו השטח הנדרש למשרדים ברמת דיוק גבוהה וממקד את החיפושים בנכסים הרלוונטיים.
מאוחר יותר, לאחר איתור נכס, מסמך אפיון הדרישות משמש את המעצבת כדי להכין את התכנון הראשוני עבור המשרדים וגם כאן, ככל שההנחיה מפורטת ומעמיקה יותר, המשרדים יתנו מענה טוב יותר לצרכים האמתיים של החברה.

השאלות שיש לענות עליהן לצורך הפקת אפיון

לפניך 34 שאלות רלוונטיות. תשובות מפורטות לשאלות אלו והפקת הטבלה של תיאור הפונקציות הנדרשות עבור המשרדים יהוו יחד מסמך אפיון איכותי שאותו יש להעביר למתכנן\ת המשרדים.

הנחיות פרוגרמה

 כללי וסגנון עבודה

1. תיאור החברה
   2. מטרות עיקריות במעבר, למשל :משרדים מרווחים יותר, רמה גבוהה יותר של משרדים, השגת טלנטים, קירבה לספקים, לקוחות וכד' .
   3. תיאור קצר של המשרדים הקיימים היום. יתרונות וחסרונות
   4. אורח החיים של העובדים במשרדים – מה לשמר ומה לשנות
   5. מה הכי חשוב בעבודה? למשל: יצירתיות, חדשנות, עבודת צוות, יכולת אנליטית טובה וריכוז.
   6. מה צורת הישיבה המועדפת במשרדים, חדרים סגורים, חללים פתוחים?
   7.תהליכי עבודה – צרכים עבור עיצוב חללי עבודה מתאימים: מהן הפונקציות העיקריות בעבודה השוטפת, כיצד מתבצעת עבודת צוות, האם עובדים במתודולוגיית אג'ייל? בשיטת scrum או אחר?
   8. מה צריכים במהלך יום עבודה שוטף? (לדוגמא: מקום לפגישה יומית, מקום לעבודה שקטה וכו')
   9. האם יש פגישות יומיות\שבועיות\חודשיות מיוחדות? של כל החברה, או חלק מהעובדים בחברה, פרט.
   10. מה הקשר בין המחלקות השונות? מבחינת צורת העבודה
   11. האם קיימת חשיבות למיקום של המחלקות השונות. מהן המחלקות הצמודות ואיזה מחלקות יכולות לשבת בכל מקום שירצו?

12. מה רמת התקשורת השוטפת בין העובדים היושבים סמוך זה לזה ?(לצורך החלטה על גודל המחיצות בין השולחנות, אם בכלל)
13. האם מנהלי צוותים יושבים יחד עם הצוות או בחדר סגור? האם החדר צריך להיות ממוקם ליד הצוות?
14. האם יש צורך במספר חללי שיתוף פעולה ופגישות לא רשמיות?
15. האם יש חשיבות לגמישות בסידור עמדות הישיבה ואפשרות לשינויים תכופים? (רלוונטי בעיקר בחברות בהן עובדים פרויקטאלית והרכב הצוותים משתנה עם כל פרויקט)
16. האם קיימות התנהגויות מרכזיות שעובדים צריכים לאמץ כדי לייצר חדשנות? ( אזורים לסיעור מוחות, לעומת אזורים לריכוז בעבודה יחידנית.)
17. האם לדעתך יש חשיבות לשיחות מסדרון בין העובדים והחברה מעוניינת לעודד אינטראקציות ספונטניות בין העובדים ?
18. האם חדר\י הישיבות מיועדים לאורחים מבחוץ, מה המספר המקסימלי של אנשים בישיבה ממוצעת?
19. האם לקוחות מבקרים במשרדים? באיזה תדירות ולאיזה מטרה?
20. האם נסגרות עסקאות בחברה או אצל הלקוח? האם עיצוב המשרד צריך לשדר מסרים גם ללקוחות?
21. איך מתנהלת הפסקת הצהריים?
22. כמה מקומות ישיבה על המטבח להכיל?
23. האם ניתן לאכול בחדר\י ישיבות כאופציה נוספת?
24. האם רוב האנשים אוכלים בחוץ בצהריים או מביאים אוכל מהבית?
25. דרישות אקוסטיות פרטיות לעומת שיתוף. האם יש אלמנט של סודיות, אזורים ממודרים בחברה?
26. דרישות פונקציונליות כלליות לעמדה (מחשב, מס' מסכים, טלפון, כסאות אורח, ארונית, ארגז מגירות)
27. איזה ציוד טכנולוגי יש לקחת בחשבון בתכנון (מסכים, עמדות מחשב שיתופיות ועוד)
28. האם יש הרבה עבודה שוטפת מול חו"ל? האם יש צורך בהשתתפות מלאה של קבוצות רחוקות גיאוגרפיות בפגישות עבודה תכופות? מבחינת ציוד טכנולוגי

הגדלת תפוקה, חדשנות יצירתיות

29. אלו דרכים היית מציע להגדלת מפגשים אקראיים בין העובדים? (ליד מכונת הצילום, מסדרונות, אזורי פגישות לא רשמיות להגדלת שיתוף פעולה בין העובדים, רעיונות נוספים?)
    30. האם אתה יכול לחשוב על דרך להפגיש עובדים מכל המחלקות יום יום, מה לגבי עובדי חו"ל, אם יש , צורות מפגש פיזי ווירטואלי.

מסרים ומיתוג

31. מהם ערכי החברה
    32. האם חשבת על העברת מסרים ומיתוג דרך עיצוב המשרדים?
    33. האם יש הבדל בין מסרים ללקוחות לעומת מסרים לעובדים?
    34. מה היתרון של החברה שלך עבור העובדים? איך היית מציע לשדר את החוזקות של החברה בזמן גיוס עובדים?

לסיכום ההנחיות מומלץ להכין טבלה מסכמת שתכלול את הפרטים הבאים:

1. מחלקה בחברה (תפעול, כספים וכו')
   2. תיאור חדר\חלל עבודה (מנכ"ל, מנתח מערכות, וכו')
   3. מספר אנשים בחדר\חלל עבודה
   4. שטח מ"ר (לא חובה)
   5. אורחים וצורת אירוח (מול שולחן, פינת ישיבה)
   6. גודל שולחן או שולחנות
   7. דרישות איחסון
   8. הערות: (למשל, מידת גמישות דרושה בסידור העמדה )