טלפון  03-7326997

תהליך בחירת משרדים להשכרה

חדר ישיבות משרד עורך דין עם ספריה ולוח זכוכית מחיק

בשעה טובה החלטתם לעבור למשרד חדש. תהליך בחירת המשרדים הוא שלב חשוב וישפיע על איכות העבודה במשרדים לשנים הבאות.

עיצוב חדר ישיבות מזכוכית במשרדי חברת שילוח

כיצד לגשת לתהליך ולנהל אותו בצורה נכונה?

בכתבה זו אתייחס לגורמים הקובעים את שטח המשרד המתאים ולאיתור משרד מתאים לצרכי החברה מההיבט האדריכלי, כמו כן אציג בפניכם את השלבים שעליכם לעבור בהיבט זה כדי לנהל את תהליך הבחירה של משרדים והמשא ומתן על רמת הגימור של המשרדים ועל תקציב ההקמה שלהם בצורה נכונה ויעילה. חשוב לציין שהכתבה מתארת את התהליכים באופן עקרוני כדי להעשיר את הידע שלכם לקראת תחילת התהליך, אולם היא אינה באה להחליף ייעוץ מקצועי פרטני שיש להיעזר בו לכל מקרה לגופו.

השלבים בבחירת משרדים להשכרה:

  • הפקת פרוגרמה לצורך תכנון.
    • קביעת השטח הנדרש עבור המשרדים.
    • בדיקת התאמה של הנכס לפרוגרמה.
    • ניהול משא ומתן על המפרט הטכני.
    • הפקת תכנית חלוקה ראשונית לצורך חתימה על הסכם השכירות.
עיצוב משרדי סטארט אפ צבעוניים ומהנים

הפקת פרוגרמה לצורך תכנון

הפרוגרמה מסכמת את הדרישות הטכניות והתפעוליות מהמשרדים החדשים תוך התחשבות בגורמים רבים הקשורים לאופי החברה ולתהליכי העבודה בה. שלב הפקת הפרוגרמה הוא במהותו תהליך תכנון אסטרטגי בו יש להגדיר את מהות המשרדים והמאפיינים הדרושים להם.
ראשית, כדי להכין פרוגרמה תכנונית עליכם להגדיר את אופי העבודה ותמהיל צורות הישיבה בחברה. ייתכן שנושאים אלו ידועים וברורים לכם ואולי המעבר למשרד חדש הוא הזדמנות עבור החברה לבדוק ולהגדיר מחדש את צורת העבודה במשרדים.
קיימים מחקרים רבים בנושא סביבת העבודה שבודקים את הקשר בין אופי הישיבה במשרד (למשל: חלל פתוח לעומת חדרים סגורים) לבין פרמטרים חשובים כמו תפוקת העבודה, יצירתיות של העובדים ושביעות הרצון שלהם. על נושא זה אתם מוזמנים לקרוא בכתבה על הסוגיה של עיצוב משרדים להגדלת תפוקה וליצירת חדשנות .

בסופו של דבר על מסמך הפרוגרמה לכלול:
1. מספר העובדים.
2. תמהיל צורות הישיבה והפעולות במשרדים ואופי הפעילות השוטפת: חדרים, קיוביקלס, חללים פתוחים.
3. מספר המחלקות, אפיון כללי של כל מחלקה והקשר ביניהן.
4. שטחים ציבוריים ושטחי שירות נדרשים ומהותם: חדרי ישיבות, חדרי צילום ועריכה, ארכיון, דלפק קבלה, מטבחון, קפיטריה, חדר סרוור, חדר כושר (למתקדמים), חללים פתוחים למפגש, אזורי סיעור מוחות.

חלל עבודה צבעוני פתוח עם אי מטבחון במרכז

קביעת השטח הדרוש עבור המשרדים:

3 גורמים עיקריים קובעים את גודל השטח הנדרש:
א. צרכים תפעוליים של החברה (פרוגרמה).
ב. תחום העסוק וסגנון העבודה של החברה.
ג. יחס ברוטו נטו של המשרדים ומבנה המשרדים.

הפרוגרמה היא כלי הכרחי ובסיסי לקביעת שטח המשרדים הנחוץ. לאחר שנקבע מספר העובדים במשרדים של החברה. כלל האצבע להגדרת השטח הנדרש הוא שגודל השטח המתאים לחברה תלוי במספר העובדים והוא נע בממוצע בין 10-20 מ"ר ברוטו לאדם. באופן כללי אפשר לומר שקיימת היום מגמה עולמית להקטין את השטח המוקצה לעובד ומשרדים בהם המטראז' הממוצע לעובד הוא 20 מ"ר הם פחות שכיחים.

תחום העסוק וסגנון העבודה מהווים גורם נוסף שמשפיע על השטח הנדרש. הם מכתיבים את צורת הישיבה וכפועל יוצא מכך את גודל המשרדים. בדרך כלל חברות שבהן כל עובד יושב בחדר משלו, יצרכו יותר שטח מחברות בהן העובדים יושבים בחלל פתוח.
תחום העיסוק משפיע מהותית על גודל עמדות העבודה: אם מדובר במרכז שירות לקוחות או מרכז מכירות. העובדים יושבים בעמדות עבודה קטנות יחסית וגם השטח לעובד יהיה קטן בהתאמה. לעומת זאת עובדי הייטק במרכז הפיתוח -שלכל אחד 2 מסכים ויותר על שולחנו יישבו בדרך כלל בעמדות עבודה גדולות יותר והשטח לעובד יהיה אף הוא גדול יותר.
תמהיל צורות הישיבה יכול לכלול אזורים של עבודה בחלל פתוח, קיוביקלס ( מחיצות שאינן מגיעות עד התקרה ויוצרות תאי עבודה) או חדרים סגורים, בנוסף יש להתחשב באופי השטחים הציבוריים, לקבוע כמה אזורי מפגש יהיו במשרדים ומה יהיה האופי שלהם: האם אלו חדרי ישיבות סגורים או חללים פתוחים למפגשים לא רשמיים? האם רוצים או לא רוצים לעודד שיחות מסדרון? מהו האופי של המטבחונים ופינות האוכל וכמה עובדים ישרתו בו זמנית?

כל אלו הם נתונים חשובים שיש להעביר למעצבת הפנים יחד עם ההגדרות התפעוליות של הפרוגרמה.

מבט על מסדרון המשדר את המקצב בחברת שילוח. המקצב נוצר ע

יחס ברוטו נטו של המשרדים הוא הגורם השלישי קשור לבניין בו שוכנים המשרדים וליחס הברוטו נטו של השטחים בבניין .כדי להסביר את הנושא אסביר את המונחים המרכזיים:

שטח נטו – הוא שטח המשרדים שבהם העובדים של החברה משתמשים באופן בלעדי כולל הקירות העוטפים את השטח (המעטפת).
שטח ברוטו – הוא שטח הנטו בצירוף החלק היחסי של השטחים הציבוריים בהם החברה משתמשת יחד עם דיירים נוספים. כגון: החלק היחסי של הלובי הקומתי ולובי הבניין, חדרי המדרגות, המעליות חדרים טכניים, מרחבים מוגנים. ככל שהבניין גבוה, חדש וחדשני יותר, השטחים הציבוריים שלו יהיו בשטח יחסי גדול יותר ביחס לכלל השטח כיוון שבשנים האחרונות גדלו מאוד הדרישות של כיבוי אש, הג"א והשתכללו הטכנולוגיות והדבר מצריך הקצאת שטחים ציבוריים גדולים למרחבים מוגנים, חדרי מדרגות, חדרי חשמל ומערכות. מכאן משתמע שלרוב, דווקא במגדלי המשרדים החדשים יחס הברוטו נטו הוא גדול יותר וניצול השטח הוא פחות אופטימלי כך שיש לשכור שטחים גדולים יותר מאשר בבנייני משרדים ישנים. הפיצוי על כך הוא כאמור בבניין עם מערכות מתוחכמות וחדישות, בטיחות גבוהה, סידורי בטחון ברמה גבוהה ולובי כניסה מפואר ומרשים.

כדי לקבוע את הגודל המשוער של המשרדים הנדרשים כדאי להתייעץ עם מעצבת פנים מנוסה שתוכל להגדיר על פי שלושת הפרמטרים הללו את השטח המשוער הנדרש.

בדיקת התאמה של הנכס לפרוגרמה:

לאחר שהופקה הפרוגרמה ונקבע השטח הרצוי עבור המשרדים הגיע שלב הבדיקה של התאמת הנכס הספציפי שבחרתם. רצוי להתמקד בנכס אחד או שניים שלדעתכם מתאים ולבצע עבורו בדיקת התאמה אדריכלית.
הבדיקה תכלול התאמת הנכס לדרישות הפרוגרמה שתבוצע על ידי מעצבת פנים. ובדיקות נוספות כמו בדיקת מערכות הבניין, רמת הגימור והאיכות של המעטפת וחלונות הבניין. ובדיקות נוספות המפורטות כאן. (קישור למדריך לבחירת משרדים להשכרה או לקנייה).
אם המשרדים שחשקה נפשכם בהם נמצאו מתאימים בבדיקה ראשונית אפשר להתקדם לשלב הבא:

משרד הייטק מבואה, דלפק ומסדרון עם מיתוג קירות ותקרה

ניהול משא ומתן על המפרט הטכני:

במקביל או אחרי בדיקת ההתאמה כדאי להכין באמצעות אנשי מקצוע מתאימים, מעצבת פנים ומהנדסים יועצים של מערכות מיזוג אויר, חשמל, אינסטלציה ויועצים נוספים במידת הצורך, מפרט טכני אותו תגישו לשוכר כמסמך ראשוני למשא ומתן. בדרך כלל תקבלו מבעל הנכס רשימה כללית ביותר של חומרי ופרטי הגמר. ברוב המקרים מדובר בסטנדרט קבלני בסיסי שיש לשדרג כדי שיתאים לדרכי החברה. אם תכינו את המפרט הטכני המתאים לכם ועליו תנהלו את המשא ומתן תוכלו לדעת כבר בשלב מוקדם מה תקבלו מבעל הנכס ואלו פריטים עליכם לממן ישירות מכספי החברה ותתקרבו צעד נוסף בדרך להבנת התקציב שיידרש לצורך בינוי המשרדים החדשים.

הפקת תכנית ראשונית לצורך חתימה על הסכם השכירות:

אחרי שעברת בשלום את שלבי המשא ומתן על תקציב הקמת המשרדים והמפרט הטכני וטיוטות ההסכם עוברות בין עורכי הדין, אפשר להתקדם לשלב התכנון הראשוני של הנכס. בשלב זה מפיקה מעצבת הפנים תכנית חלוקה וריהוט של המשרדים החדשים בהתאם לפרוגרמה ולבירור צרכים מעמיק של החברה. התכנית תצורף להסכם השכירות ותשמש גם אישור מטעם בעל הנכס להסכמתו לתכנון.

שיהיה לכם בהצלחה!

למידע נוסף על תהליך תכנון והקמת המשרדים החדשים היכנסו לכתבה על תהליך תכנון ובניית המשרדים החדשים שלכם.