עיצוב משרדים להצלחה פיננסית וארגונית – ראיון

בראיון קצר וקולע על עיצוב משרדים כפלטפורמה להצלחה פיננסית וארגונית של חברות, דברתי על כנס WELL שיזמתי בנושא שלא נדון בישראל מעולם לפני כן. יזמתי את הכנס במטרה להנגיש מידע חשוב על ממצאי מחקרים עדכניים בנושא ולהציג מקרי בוחן רלוונטיים.
לקראת הכנס התראיינה מיכל רוזן אצל דנה בש מ Italent וסיפרה על היתרונות של עיצוב משרדים על בסיס מחקר לעובדים, לארגון ולמנהל\ת משאבי אנוש ועל גישה הייחודית לסביבת העבודה שמביאה להצלחה.

כמה ימים לפני הכנס התראיינתי בפודקאסט וסיפרתי על ראייה אחרת של עיצוב משרדים כגורם אסטרטגי מרכזי בהצלחת ארגונים. החברות הגדולות בעולם הבינו זאת והן מיישמות את העיצוב על בסיס מחקר כדי להעלות wellbeing, יצירתיות ותפוקה.

אתם מוזמנים לצפות בתקציר של הראיון שנערך עם דנה בש, הבעלים המנכ"ל של iTalent.

תמלול בטקסט חופשי של הסרטון:
סביבת העבודה היא פרמטר מאוד עוצמתי להצלחה ארגונית וצריך כבר לדבר על הנושא בישיבות דירקטוריון, צריכה להיות הבנה של ארגונים לחשיבות של עיצוב משרדים עד כמה הוא חשוב וכמה באמת צריך לקחת אותו בחשבון כגורם אסטרטגי מרכזי.
בהתייחס לסביבת העבודה: כשמנהלי ומנהלות משאבי אנוש מדברות בישיבות דירקטוריון על המשרדים צריך לדבר על המספרים שמאחורי העיצוב. זאת אומרת, אם אני מדברת על הגדלת תפוקה של 6% אני יכולה לשכנע את מנהל הכספים שישקיע בעיצוב עם הכנסת טבע למשרדים. אם אני לא מגיעה עם המספרים האלה אז העמדה שלי הרבה פחות חזקה.
לכן החלטתי שאני יוזמת את כנס WELL , כדי להנגיש את כל המידע על עיצוב משרדים כפלטפורמה להצלחה ארגונית למי שאחראי על ניהול משאבי אנוש ובעצם אני יכולה להגיד שיש פה שלושה win

WIN ראשון של העובדים

Win אחד הוא עבור העובדים, או עבור האנשים שחיים באותה סביבה. כי בעצם סביבת העבודה שלנו היא סביבת החיים שלנו. היום רוב האנשים חיים בעבודה רוב שעות הערות שלהם. נכון? אנחנו בעבודה! גם את דנה? גם את, גם אני : )
ודרך עיצוב מבוסס מחקר של משרדים אפשר להגדיל את הwellbweing (שלומות) של העובדים ואת ההרגשה הטובה שלהם במשרדים.

WIN שני של הארגון

Win שני הוא ה- win של החברה. מסתבר ששני הצדדים מרוויחים, כי ברגע שטוב לעובדים התפוקה עולה וזה אומר שגם החברה תהנה מרווחים. אתן דוגמא: לגבי הכנסת טבע למשרדים: אם אני מעלה באמצעותו את היצירתיות ב- 15% אז בסופו של דבר דרך היצירתיות נוצרת חדשנות והיום חדשנות זה מנוע הצמיחה של הרבה חברות, זה לפעמים המפתח להישרדות שלהם, אם הן ישרדו או לא ישרדו!

WIN שלישי של מנהלות ומנהלי משאבי אנוש

Win שלישי הוא בכך שנותנים ערך לכל מי שאחראי על משאבי אנוש. היום רואים בזה תחום מאוד רך. זאת אומרת,  משהו שכאילו לא קשור לכסף, הוא קשור לעובדים וזה נתפס כמשהו מאוד רך. אני רציתי להפוך את זה למשהו יותר עסקי. זאת אומרת, להראות את השורה התחתונה ולהגיד, במשאבי אנוש אנחנו מדברים  גם על הכסף. אני חושבת שמנהלות משאבי אנוש או מנהלי משאבי אנוש ירוויחו מכך כי הם יבואו לארגון ויגידו תשמעו יש פה משהו שאנחנו יכולים להרוויח ממנו אם נעצב את המשרדים בצורה מסוימת על בסיס מחקר בין אם מדובר בהעלאת יצירתיות או בהעלאת תפוקה. זה ייתן להם עמדה יותר משפיעה כיון שהן אחראיות במסגרת תפקידן גם על סביבת העבודה והן תהיינה אלו שעזרו להגדלת תפוקה וליצור יותר הכנסות לחברה .
יש כאן גם נושא של העצמה נשית כיון שרוב י שעוסק היום בתחום משאבי אנוש הן נשים ואי חושבת שהן צריכות להגיע לישיבות הנהלה מתוך עמדה של עוצמה וההשפעה שלהן על ניהול הארגון שהיא מאוד גדולה צריכה לבוא לידי ביטוי גם בהנהלה.
לצפייה בפודקאסט המלא לחצו כאן : )

תמלול הראיון

דנה: שלום למיכל רוזן מעצבת פנים.

מיכל: שלום דנה מה שלומך?

דנה: מעולה!  אז למה הבאנו לפודקאסט שלנו מעצבת פנים?

מיכל: אני איכשהוא קשורה להייטק כי אני בעצם מתכננת משרדים כבר 20 שנה, עובדת הרבה עם הייטק, סטארטאפים וגם תעשייה מסורתית

דנה: יש משהו שמייחד את התעשייה הזו?

מיכל: תעשייה שיש בה משהו הרבה יותר צעיר, הרבה יותר דינמי, נכונות לעשות דברים בצורה יותר חדשנית, למשל, אתן דוגמה: אם אציע ללקוח מהתעשייה המסורתית למקם בכניסה למשרדים מטבח סלון אז קצת ירימו גבה..  מבחינת סטארט אפים, זה מה שהם עושים בכל מקרה…זה משהו שיש בו הרבה יותר זרימה , הרבה יותר צבעוניות, ממש רואים את החדשנות. החדשנות הרבה יותר נוכחת במשרדים האלו.

על מיכל רוזן בקצרה

דנה: אז בואי נתחיל קצת לדבר עלייך, על הקריירה שלך, ספרי לנו.

מיכל: ממה להתחיל? אוקיי, אני אספר, אני בוגרת המכון הטכנולוגי בחולון, מאוד ותיקה, התחלתי את הקריירה שלי בכמה משרדים ומהר מאוד אחרי שיצאתי לעצמאות הבנתי שהדינמיקה של משרדים הרבה יותר מעניינת אותי. יש בזה משהו מאוד מלהיב, אני חושבת שבמקצוע הזה יש מכל וכל, יש גם טכנולוגיה, גם עיצוב, גם אמנות, הרבה מאוד עבודה עם אנשים ואני ממש נהנית. אני עוסקת המון שנים באותו תחום, כאילו לא עושה משהו שהוא דינמי ומשתנה ואני לא עוברת מעבודה לעבודה אבל מה שקורה זה שהמקצוע עצמו כל הזמן משתנה אז כל פעם אני מוצאת את עצמי בתחום אחר. כי כשאני התחלתי להיות מעצבת משרדים אז מה שהיה חשוב זה שהמשרד יהיה יפה. כמובן קודם כל הבסיס הוא שהמשרד יתפקד כמצו שצריך, שתהיה זרימת עבודה , שהתכנון יהיה טוב, משרדים יפים, זה פחות או יותר מה שהלקוחות דרשו.

עיצוב משרדים אז והיום

לפני 15 שנה התחילו לדבר על זה שהמשרד צריך להיות ממותג. בעצם אני הבאתי את זה לארץ, זו מגמה שראיתי אותה בחו"ל ומאוד התלהבתי ממנה .  ואז כבר היה דיבור שאומר, המשרד צריך למתג את החברה גם כלפי חוץ וגם כלפי פנים, כלפי העובדים. היום יש לזה שם קצת שונה "מיתוג מעסיק" שזה קצת שונה אבל העקרון הוא שבאמת המשרד "יספר" סיפור על החברה וייתן לעובדים גאוות יחידה.
אז זה מה שהיה לפני 15 שנה.
היום  אני נדרשת להיות אולי סוג של קוסמת, זאת אומרת, מצפים שהמשרד  ייצור גיבוש קהילת עובדים דרך העיצוב, שהאנשים ירגישו טוב, שירגישו wellbeing וזה כבר רמה לגמרי אחרת.
העיקר היום בעיצוב חללים זה הא.נשים. שא.נשים יתחברו דרך העיצוב לא.נשים   וגם שיהיה סיפור של חברה, גם פרסונליזציה, זה המון דברים שצריך לדעת לחבר אותם, צריך המון הקשבה.
הרבה פעמים אני עובדת עם מנהלות משאבי אנוש, יש גם מנהלים אבל לרוב זה נשים. אני עובדת איתן ואני מאוד משתדלת שכל התרבות הארגונית וכל מה שהארגון רוצה  בשביל העובדים שלו ובשביל עצמו יבוא לידי ביטוי בחללים הללו.
זה ממש מרתק, זה הפך להיות, אם אני מסתכלת לעומת לפני 20 שנה, משהו אחר לגמרי, התחום השתנה. רואים את זה גם במשרדים, איך משרדים נראו ותפקדו לפני 10 שנים לעומת היום. זה משהו שונה.

איך ארגון מביא את הערכים שלו לידי ביטוי בעיצוב?

דנה: איך באמת ארגון מביא את הערכים שלו לידי ביטוי דרך העיצוב. יש לך דוגמאות?
מיכל: כן, בטח, למעשה, ככל שאנחנו רוצים להראות יותר משפחתיות למשל, היום מדברים הרבה על חברה משפחתית , הרגשה של בית. יש לזה כל מיני צדדים להרגשה הביתית כי לפעמים העובדים אומרים,  טוב אבל אנחנו באמת כבר רוצים ללכת הביתה..(צוחקות)  ולא שעם האווירה של בית, שלא יחזיקו אותנו כאן יותר מידי, זה איזון בין בית לעבודה. אבל באמת כשעובדים כל כך הרבה שעות אם המשרד הוא באווירה ביתית, זה למשל סיפור של חברה, או ערך שלה, חברה ביתית. ואז אפשר להכניס דברים שהם יותר ביתיים, אם זה מטבח שנראה ממש כמו בית, אם מדובר על סלון שהיום עושים את זה די הרבה בחברות.
אם רוצים להראות מקצועיות אפשר לשים דגש על המוצר של החברה ולהראות איך הוא נראה ואיך הוא עובד.
יש לפעמים משהו שנקרא קיר כוח, כלומר, קיר במקום מרכזי בחברה שעליו מראים " זה מה שאנחנו עושים" החברה מראה את החוזקות המקצועיות שלה וזה גם יוצר גאוות יחידה.
אלו דוגמאות לשני סוגים שונים של דגשים בחברה

דנה: נשמע שיש הרבה אתגרים והרבה כיוונים שאפשר לקחת את זה אליהם..

מיכל: נכון, ממש

איך נגשים לתהליך של שינוי במשרדים או מעבר למשרדים חדשים?

דנה: כשאת יושבת עם ארגון שעושה עכשיו תהליך של שינוי ורוצה לשפר את המשרדים או רוכש משרד חדש, איך את נגשת לזה?

מיכל: קודם יש שני חלקים: החלק הראשון הוא הלוגיסטי והתפעולי, כמה אנשים אתם, איזה מחלקות יש, מה הקשר בין המחלקות… כל הנושא התפעולי. במקביל יש את הסיפור של החברה: מה אתם רוצים לשדר לעובדים שלכם? איך אתם רוצים למשוך את הטאלנטים? זה סוג של מיתוג מעסיק תלת ממדי. זאת אומרת, אנחנו מוצאים את הסיפור המרכזי של החברה, מה שחשוב מאוד שזה יהיה אותנטי כי כמו בכל מיתוג, אם אתה מקלף קצת את הקליפה ורואה שזה רק איזה שהיא פסאדה אז זה יותר גרוע מאשר לא להגיד שום דבר. אז בעצם צריך למצוא את המהות של הארגון, מה הDNA שלו, מה התרבות הארגונית, ואז להכניס בתוך העיצוב.
לפעמים קורה שאני מתכננת לחברות שעוסקות באותו תחום אבל המשרדים נראים שונה לגמרי, כי לכל חברה, גם אם היא עוסקת באותו תחום, יש את הסיפור שלה, את האופי שלה וצריך להרגיש את זה ולפי זה ללכת ולעצב את המשרדים.

דנה: זה קורה בפגישות עם מנהלת משאבי אנוש? עם מנהלים בכירים בארגון? איך התהליך קורה?

מיכל: כן, גם וגם, זאת אומרת, בדרך כלל עיצוב של חללים כאלה, שעובדים נמצאים בהם, הוא משהו שמאוד מעניין גם את מנכ"ל החברה, בדרך כלל בכל פרויקט שאני עושה בשלב כלשהו המנכ"ל מעורב, לפחות כדי לראות, להגיד: כן רוצה, לא רוצה ומנהלת משאבי אנוש או מנהל משאבי אנוש הם גם חלק חשוב בהחלטות האלו.
העניין הוא שהם לא תמיד מעורבים עד הסוף וזה אני חושבת שחבל. הרבה פעמים משתתפים בפגישות הראשוניות, בבריף הראשוני, ואחר כך זה ממשיך עם הצוות היותר טכני, עם המהנדסים, עם מנהל\ת הבינוי .. ואני חושבת שהיום, במצב שבו גיוס ושימור עובדים זה אחד הדברים הכי חשובים לארגון.
זה סוג של נקודת כאב שאני רואה. זה סוג של אתגר שכל הזמן מנסים למצוא לו פתרונות. החלל הוא אחד האמצעים העוצמתיים ביותר לבוא ולהגיד: בואו נספר את הסיפור של החברה, בואו נמשוך את האנשים הטובים לארגון, בואו נשמר, ניתן לאנשים שלנו ערך ונגרום להם להישאר.
אני חושבת שמנהלי ומנהלות משאבי אנוש צריכות ללוות את התהליך מההתחלה ועד הסוף ולא רק בשלבים של הבריף, כי קורים דברים בדרך ולפעמים זה גורם לכך שהתוצאה לא תהיה בדיוק מה שהן דמיינו. אני חושבת שהן צריכות להיות מאוד מעורבות ולתת את הערך שלהן כמומחיות בתחום הזה.
בעצם אני כמעצבת מצפה שיתנו לי input, שיגידו לי: כאן אנחנו רוצים ליצור אוירה כזו, להבין את הדקויות כדי שאוכל להכניס את זה כחלק ממה שאני מתכננת. זה נושא שהוא מאוד חשוב! נגעת בנקודה חשובה..

תרומתם של סקרים ומחקרים לתהליך העיצוב

דנה: דברנו בהכנה לשיחה הזו, סיפרת לי על כל מיני סטטיסטיקות..על מחקרים מעניינים שעושים חיבור בין הפרודוקטיביות של העובדים לבין סביבת העבודה שלהם. אני חושבת שכדי שהמנהלות ישמעו עליהן

מיכל: כן, בטח. קודם כל אני רוצה לדבר על החשיבות והעוצמה של החלל בכל מה שקשור לגיוס ולשימור עובדים. אדבר על סקר, אחר כך אדבר גם על מחקרים.
יש סקר שנעשה בחברת רוברט וולטרס, חברת השמה מאוד גדולה. בסקר הזה ראיינו 2000 עובדים ו94% מהם אמרו שהם מצפים בראיון עבודה שיקחו אותם ויעשו להם סיור במשרדים כדי להראות את היתרונות של העיצוב. זה משהו שמאוד צריך לקחת לתשומת הלב. 75% מהעובדים אמרו שאם משפרים את הfacilities כמו הקפטריה ואזורי שירות נוספים, זה משהו שיכול מאוד להשפיע על ההחלטה שלהם אם להישאר בארגון או לעזוב.
זאת אומרת,, צריך לקחת את הנושא לתשומת לב. העוצמה של החלל נובעת מכך שאם אנחנו עושים מיתוג מעסיק רגיל אנחנו משתמשים ברשתות החברתיות ובמסכים. תמיד המועמד רואה את הדברים מבחוץ, שם ההשפעה היא מוגבלת. כשאנחנו מכניסים מישהו לסביבה, בעצם הוא עטוף במקום הזה וההשפעה היא אדירה, אילו דברים שעובדים מאוד חזק על תת מודע, אנשים לא מודעים אליהם אבל ההשפעה היא עצומה. לכן זה משהו שצריך להיכנס ככלי מאוד מרכזי בכל הנושא של מיתוג מעסיק וגיוס ושימור עובדים.
מבחינת מחקרים שנעשו, יש למשל מחקר מהשנים האחרונות, מאוד מעניין, בקרב 7000 עובדים ב5 יבשות, מחקר גלובלי אוניברסלי. במחקר ראו שכאשר מכניסים אלמנטים של טבע בצורה מסוימת שנקראת Biophilic Design, או בעצם מכניסים טבע לסביבה הבנויה, זה יכול להעלות את הwellbeing ב15%, להעלות את היצירתיות ב15% ואת התפוקה ב6%.
אלו נתונים מדהימים כי חברות יעשו הרבה מאוד כדי להעלות את התפוקה ב6% .
אנחנו מדברים על זה ש90% מההוצאות של חברות זה על ההון האנושי שלהם. אז אם אותה הוצאה של 90% תניב עוד 6% זה משהו שמאוד שווה לחשוב עליו.

איך יוצרים חיבור בין העובדים באמצעות עיצוב המשרד?

דרך העיצוב של סביבת העבודה ודרך עיצוב החללים אנחנו יכולים לגרום לאנשים להתחבר יותר. אני יכולה לתת כדוגמה את עיצוב הקפטריה, שזה המקום שבו אוכלים ואוכל הוא הדבר הכי ראשוני.  איך אני רוצה לחבר את האנשים יחד בקפטריה?
תחשבי למשל, אני יכולה לחבר אותם עם שולחנות עבור 2-3 אנשים שכל פעם יושבים ואוכלים. ואז מה שקורה זה שאנשים באים כל אחד עם חבר או שניים ויושבים קצת בדלת אמותיהם.
אם אקח את השולחנות האלו ואחבר אותם לשולחן אחד ארוך זה יעשה מהפיכה וזה דבר פשוט שלא צריך יותר מידי לטרוח בשבילו. זה יגרום לכך שאנשים יפגשו כל יום כמה אנשים שהם לא מכירים, בעיקר בחברות גדולות.  זו דוגמה אחת קטנה לחיבור שאפשר לעשות עם אנשים.

אתגרים בגישות חדשות לעיצוב משרדים

יש דברים שקורים למשל היום יש גישה שמתחילה להיות רווחת  של משרד שנקרא: activity based workplace זה משרד שמבוסס על זה שאין לעובדים חדרים אלא הם נודדים לפי הפונקציות של העבודה שהם צריכים לעשות. זה מאוד יעיל ויש בזה הרבה יתרונות. החיסרון המרכזי הוא שאנחנו מאבדים את התחושה של "זו הטריטוריה שלי" ו"אפוא אני בסיפור הזה?" והרגשה של העובדים שהם הופכים להיות קצת אנונימיים. אז כדי להתגבר על זה אפשר לתת פינה, אפילו בחלל המרכזי שבה כל אחד יכול להביא את עצמו לידי ביטוי. אפשר לקרוא לזה בלוג או פוסט אבל לא וירטואלי , הוא פיזי, אמיתי. נגיד פינה שבה כל אחד שם דברים שלו או מראה תמונה שלו, מה הוא עשה היום. דברים שיוצרים את ההבדל בחברה.
כך אפשר להשתמש בחלל בצורה מאוד דינמית ולהשיג ערך.

התהליך של הקמת ושיפוץ המשרדים

דנה: תמיד שחושבים על מייק אובר במשרד, חושבים,: כאב ראש.

מיכל: נכון, זה יכול להיות כאב ראש (צוחקות )

דנה: בתור מי שעשתה את התהליך הרבה פעמים, יש דרך להקל? אולי לבנות אותו יותר נכון כדי לעמוד גם ברמה התקציבית, גם בשקט הנפשי, גם לראות את זה קורה? יש לך טיפים?

מיכל: מבחינת מעבר למשרדים חדשים?

דנה: גם שיפור של קיימים כי את מדברת על שתי החזיתות

מיכל: כן, אני מדברת גם על שיפור, אפילו שיפורים קטנים. אני חושבת שאנחנו צריכים להיות מאוד מדויקים, גם בפרוגרמה ולהגדיר. הרבה פעמים זו הזדמנות לשפר הרבה דברים שלא אהבנו. להגדיר לאן אנחנו רוצים להגיע ושהצוות יהיה כמה שיותר מקצועי. לעשות את זה בצורה אנלחיטית ואסטרטגית. זאת אומרת, אם מגדירים את המטרות ומראים את השלבים בצורה מדוייקת בתכנית מדוייקת  זה חוסך אחר כך הרבה בעיות והצוות צריך להיות צמקצועי. הכאב ראש בדרך כלל נובע מהנושאים הטכניים שלא מטופלים כמו שצריך. אז פשוט צריך לקחת צוות מקצועי. בנושא הזה אין לי כל כך טיפים מעבר לזה אלא פשוט לעבוד עם אנשים מקצועיים ולבדוק קודםפ מה הם עשו עד כמה הלקוחות הקודמים מרוצים. איזה ערך מוסף הם נתנו וצריך לראות שבעלי המקצוע האלו עובדים עם המון הקשה.
כי זה מאוד קל לעשות משרד בשיטת הסרט הנע בשיטת קופי פייסט, זו לא בעיה לעשוטת את זה. החוכמה היא לכל ארדגון למצוא את התרבות שלו ובצורה כזו ממש להתאים בצורה צמחוייטת לארגון ולא בשיטת הסרט הנע.
מבחינת משרדים קיימים שרוצים לעשות בהם שיפורים, זה יכול להיות לפעמים דברים קטנים, למשל אם רוצתים להכניס טבע, להכניס צמחיה, אני חושבת שצריכה להיות כימיה עם בחעל המקצוע, עם מי שמעצב ולהרגיש שיש הקשבה, אז בסופו של דבר הדברים יוצאים יותר לשביעות הרצון של החברה ושל מי שמנהל את התנהליך ולא משהו שפפתאום מונחת עליך ואתה לא יודע מאפוא זה בא.
צריך להרגיש שי המון הקשבה וראייה מה המיוחד בכל חברה, מה מאפיין אותה.

דנה: את עומדת לקיים אירוע שמחבר את כל הדברים שדברת עליהם. ספרי על האירוע, מה המטרה ומי יהנה ממנו

מיכל: אני עובדת הרבה שנים בצורה  אסטרטגית ומתודולוגית, קוראת מחקרים על התחום. סתם דוגמה קטנה: כמה למשל מרחק בין עובדים משפיע על התקשורת ביניהם, או איך הכנסת טבע למשרדים משפיעה על העובדים. אני הולכת מלקוח ללקוח ומספרת להם את הסיפור הזה: כדאי לכם לעשות ככה כי זה יתרום בצורה כזו וכו'. אני עושה את זה כמה שנים ואמרתי לעצמי, במקום ללכת מלקוח ללקוח בואי תעבירי את המסר בכנס.

קריאה למנהלות משאבי אנוש

מיכל: מכל מה שלמדתי מהניסיון שלי בשנותיי כמעצבת הגעתי למסקנה שכדאי לעבור למצב שאנחנו מתכננים את המשרדים על בסיס מחקרים כדי לראות איך אנחנו יכולים להוציא את המיטב מסביבת העבודה ולשפר אותה כמה שאפשר, וכמו שנתתי כמה דוגמאות, אפשר לעשות שיפורים מאוד מהותיים במשרדים קיימים , לשפר משהו שנראה קטן אבל יכול להיות חשוב ולתת תוצאות. התהליך הזה צריך לקרות בצורה אסטרטגית שמבוססת על מחקרים וזה יכול לתרום הרבה מבחינת גיוס ושימור עובדים, כל התחום הזה יכול לצאת נשכר מההתייחסות  הייחודית הזו לסביבת העבודה.