טלפון  03-7326997

עיצוב משרדים להגדלת תפוקה וליצירת חדשנות

מיתוג סביבת עבודה במשרדי סטארטאפ הכולל לוחות ושטיח צבעוניים המותאמים למיתוג

עיצוב המשרד עם חללים פתוחים או סגורים? זו השאלה שמטלטלת ומעסיקה את עולם העסקים בשנים האחרונות. ואם חשבתם על שאלה של מיליון דולר, כאן מדובר במיליארדים על מיליארדים של דולרים. כיוון שעלויות השכרת, קניית ואחזקת נכסי נדל"ן למשרדים הוא אחד הנושאים עתירי התקציב המעסיקים את רוב החברות בארץ ובעולם.

חברות הייטק רבות וטובות כמו גוגל, AIRBNB , אינטל וגם חברות מסחריות ותיקות כגון מארסק ספנות מושיבות את עובדיהן בחללי עבודה פתוחים או קיוביקס (חדרונים עשויים מחיצות נמוכות שאינן מגיעות עד התקרה) כדי לעודד אינטראקציה והגברת תפוקה של צוותי עבודה. נראה שבאמצעות הושבת העובדים בחללים פתוחים מושגות שתי מטרות חשובות: חסכון ניכר בשטח והגדלת תפוקת העבודה, לכן אין זה מפתיע שהמגמה התפשטה בשנים האחרונות כאש בשדה קוצים.

תכנון חלל צבעוני עם תקרה חשופה ושטיח צבעוני למשרד הייטק

בואו נבחן את הסוגיה מקרוב: ההצדקה לקיומם של חללי עבודה פתוחים נובעת ממסקנות מחקרים שנערכו במהלך עשרות השנים האחרונות ומראים שככל שהאינטראקציה והמפגשים האקראיים בין עובדים מאותו צוות גדלה בזכות הקרבה שנוצרת ביניהם במשרד הפתוח, משתפר הקשר, העזרה ההדדית והשיתוף וכך יכולים הצוותים להשלים משימות במהירות רבה יותר, לסיים פרויקטים באופן מהיר וגם מוצלח יותר וכפועל יוצא מכך להעלות את תפוקת העבודה.

יתרון נוסף של תכנון משרד עם חללים פתוחים התגלה במחקרים לגבי מפגשים אקראיים בין עובדים ממחלקות שונות ומפגשים בכלל… חללים פתוחים מעלים את הסיכוי למפגשים אקראיים רבים יותר והמחקרים העלו שככל שמפגשים רבים יותר מתרחשים בין אנשים שההבדלים ביניהם גדולים יותר כך תגדל החדשנות. לדוגמא, פגישה בין עובד ישראלי במרכז פיתוח לבין עובדת החברה שהגיעה לביקור מסניף החברה ביפן יכולה לייצר חדשנות. יש כאן הבדלים ניכרים בתרבות, מיקום גאוגרפי, מין העובד, דפוסי עבודה ועוד. מתוך האינטראקציה בין עולמות שונים כל כך נוצרת סינתזה וחדשנות.כשמדובר במפגשים אקראיים בין עובדים מאותה חברה, גם מפגשים בין עובדים ממחלקות שונות בחברה שהאוריינטציה שלהם שונה, למשל, פגישה אקראית בפינת הקפה בין עובדת במחלקת פיתוח לעובד במחלקת מכירות, יכולה לייצר חדשנות. מפגשים אקראיים כאלו אפשר לעודד לאו דווקא בעמדות העבודה בהן מתבצעת העבודה השוטפת אלא בחללים הציבוריים של המשרד כגון מסדרונות, פינת הצילום, אזורי מפגש פתוחים והקפיטריה.

חלל עבודה צבעוני פתוח עם אי מטבחון במרכז

המסקנות ממחקרים אלו הן כה מרחיקות לכת שהן שינו את פני סביבת העבודה בשנים האחרונות באופן דרמטי. חברות רבות בוחרות להושיב את עובדיהן בחללים פתוחים, לתכנן את משרדיהן כך שיושם דגש מיוחד על שטחים ציבוריים כחללי מפגש ולעודד בכך תפוקת צוותים גבוהה יותר וחדשנות.
אולם, האם הושבת העובדים בחללים פתוחים אכן מגבירה את התפוקה? הצד השני של המטבע, הוא שההפרעות הנגרמות לעובדים כתוצאה מהרעש והסחת הדעת שאופיינית לישיבה בחלל פתוח יוצרות בעיות אחרות: מחקרים מראים כי סביבה פתוחה פוגעת בטווח הקשב, בתפוקה, בחשיבה יצירתית ובשביעות רצון של העובדים.
אם נבדוק לעומק מהם הגורמים המפריעים לאינטראקציה בחללים פתוחים או בקיוביקס בהשוואה לישיבה בחדרים סגורים נמצא שההפרעות הבולטות ביותר הן רעש והעדר פרטיות אקוסטית וויזואלית. מסתבר שהחשש של עובדים שגורם שלישי שלא הוזמן לשיחה יאזין לה, החשש להפריע לאחרים ומצד שני ההפרעה שיוצרות שיחות של אחרים, מהווים מכשול ממשי לאינטראקציה ולשיחות מעמיקות ומפרות בין חברי הצוות. גם החשיפה הויזואלית הבלתי פוסקת כשיושבים באופן ספייס גורמת לתחושה של העדר פרטיות ומדכאת פגישות ספונטניות.

במאמר שהתפרסם בהווארד ביזנס ריביו – סוקרים שני חוקרים של סביבת העבודה: אן לאור פיירד וגו'ן וויקס את הגורמים לאינטראקציה טובה בין עובדים. לאחר שהם סוקרים את הבעיות שהוזכרו למעלה המאפיינות ישיבה בחלל פתוח הם מעמיקים את ההבנה לגבי מהם התנאים ליצירת תקשורת טובה בארגון שמצידה מעלה את התפוקה ואת החדשנות. לטענתם יש חשיבות גדולה ל-3 משתנים עיקריים: קירבה, פרטיות והרשאה. החוקרים אומרים שיחד עם הקרבה שנוצרת בחללים פתוחים התורמת לעבודת צוות משופרת, חייב להיות מנגנון המאפשר לעובדים ליצור לעצמם אזורים בהם יוכלו לתקשר ללא הפרעה ומבלי שגורמים אחרים יוכלו להאזין לשיחה. תחושת הפרטיות מאפשרת חופש ביטוי ויצירתיות. ההרשאה היא גורם שלישי החשוב ליצירת אינטראקציה פורה ומשמעה אישור מצד ראש הארגון ומנהלים בדרג ביניים שלעובדים מותר ורצוי לקיים אינטראקציה חופשית . זהו גורם מכריע ביצירת תקשורת טובה ובתחושת החופש.

עיצוב משרדי סטארט אפ צבעוניים

כדי למקסם את היתרונות של חללי עבודה פתוחים ולמזער את נקודות התורפה של הישיבה באופן ספייס שהזכרתי למעלה מוטלות על מעצבת פנים מקצועית כמה משימות: בראש וראשונה לטפל באופן יסודי באקוסטיקה. מניסיוני יש הבדל עצום בין חלל פתוח מטופל אקוסטית לבין חלל שבו מסתפקים באמצעים אקוסטיים סטנדרטיים. ההשקעה הראשונית בתקרות או קירות מטופלים באופן מקצועי מוכיחה את עצמה ומאפשרת תקשורת פתוחה ויעילה עם הפרעה מינימלית לאחרים. בתכנון משרדים עם חללים פתוחים יש לגבות את החלל הפתוח באזורים ציבוריים למחצה או פרטיים בהם אפשר לקיים שיחות פרטיות כמו נישות לפגישות אחד על אחד למקרה שהשיחה במסדרון מתארכת ודורשת יותר העמקה ופרטיות או חדרי ישיבות קטנים שאליהם יכולים לעבור מהחלל הפתוח. רצוי להוסיף גם פונקציות כמו תאי טלפון, לשיחות פרטיות של עובדים שאינן קשורות לעבודה כדי שבמקרה הצורך לא תיווצר הפרעה לעובדים אחרים. כדי ליצור תקשורת טובה ולא רשמית בין העובדים בחללים הציבוריים כמו הקפיטריה כדאי להפוך את הקירות ל"קירות מדברים" עם עדכונים שוטפים על הנעשה בחברה ומתן אפשרות לעובדים להשאיר חותם ולהגיב. זאת אפשר לעשות על ידי שיבוץ לוחות מחיקים ואפילו משחקים. הביליארד הוא המשחק הקלאסי, בעיקר לחברות סטארט אפ אבל יש אפשרות לשלב גם משחקי לוח מגניבים על הקירות שתופסים פחות מקום, דורשים פחות מיומנות ויכולים לעזור בשבירת הקרח בין עובדים ממחלקות שונות.

איזור עבודה עם כורסאות צבעוניות ומשחקי קיר משלימים ליצירת סביבה עבודה נוחה ומהנה

גם אחרי שהעקרונות ליצירת חלל עבודה משותף אפקטיבי ויעיל יותר להגברת תפוקת העבודה הובנו, בל נשכח שמדובר בהגברת תפוקת העבודה של הקבוצה. בעוד שסביבה פתוחה ונגישות גבוהה של העובדים זה לזה מעלה את תפוקת הצוות היא עלולה להוריד את תפוקת היחיד, זאת דווקא בגלל התקשורת המוגברת בין חברי צוות המפנה משאבים של עבודת יחיד לעבודת צוות .
כמו שהבנת, התמונה העולה מהמחקרים השונים היא מורכבת ומצביעה על כך שלפני קבלת החלטה על תכנון משרדים בגישה זו או אחרת כדאי לשקול ולנתח את אופי העבודה שיש לבצע במשרדים ואת התמהיל הרצוי בין עבודה יחידנית לבין עבודת צוות בכל מחלקה ובחברה ככלל. בהתאם לכך אפשר להחליט על עיצוב משרד עם חלוקה לחדרים או כחלל פתוח או כשילוב של שניהם. אחרי קבלת החלטה מושכלת יידרש תכנון אדריכלי מקצועי ויצירתי בשיתוף פעולה הדוק עם הלקוח, כדי לצמצם את החסרונות המובנים של החלל הפתוח או המחולק לחדרים ולהעצים את היתרונות. אז שיהיה בהצלחה!