עיצוב משרדים

עיצוב משרדים על בסיס מחקר יכול להעלות את ההצלחה הפיננסית והארגונית.
איך? על ידי תכנון בשיטות שהוכח במחקרים שהן תורמות להעלאת היצירתיות והתפוקה של העובדים.
קראו כאן בפוסט על עיצוב משרדים היברידיים כדי לגלות מה אומרים המחקרים וצפו בתמונות משרדים מעוצבים שיתנו לכם השראה לעיצוב המשרדים החדשים שלכם.

המומחיות שלי היא עיצוב משרדים להגברת WellBeing, יצירתיות ותפוקה ויצירת מקום טוב יותר לעובדים. אני רואה את סביבת העבודה כמקום שתומך בגיבוש קהילה ופרסונליזציה ויחד עם זאת עוזר ביצירת מיתוג מעסיק מנצח עבור הארגון.
כדי להשיג את התוצאות הטובות ביותר בתהליך עיצוב משרד לחברה אני שמה דגש על עבודת צוות ושיתוף פעולה פורה עם מחלקת משאבי אנוש ועם ההנהלה ורצוי גם, עם נציגות של העובדים.
מי אני? מעצבת פנים בוגרת מדעים עם התמחות בעיצוב .B.Sc.Te מטעם אוניברסיטת תל אביב (1992). הלימודים התקיימו במכון לחינוך טכנולוגי בחולון, היום HIT. מ-1995 בעלת סטודיו מיכל רוזן לעיצוב פנים. אני עובדת עם מגוון חברות בכל הקשור לעיצוב משרדים וסביבות עבודה, חדשנות ולמידה.

.
ב10 השנים האחרונות השתנו לבלי הכר אסטרטגיות התכנון וסגנון העיצוב של המשרדים. אם בעבר מנהלים חששו מהסחות דעת ובזבוז זמן באזורים המשותפים המיועדים למפגש ולמנוחה של העובדים, היום יודעים להעריך את התפקיד החשוב שלהם. הם מסייעים בגיבוש העובדים לקהילה ובהעלאת היצירתיות, שביעות הרצון והמחוברות בין העובדים לבין עצמם ובין העובדים לארגון.

מחקרים גילו שדווקא שיחות המסדרון והפגישות האקראיות מגדילות את היצירתיות כשנוצרות פגישות בין עובדים ממחלקות שונות, במיוחד כשהעובדים הם ממנעד רחב של כישורים, תחומי עיסוק, תכונות ואפילו תרבויות.

ההסבר לתופעה זו הוא שככל שהמפגשים יהיו בין א.נשים שונים זה מזה ובעלי רקע מקצועי, אתני וניסיון חיים מגוון, מאגר הידע המשותף יהיה גדול יותר ויוביל לפתרונות יצירתיים ולחדשנות. במיוחד לאחר הנתק שחווינו בתקופת הסגרים התבררה חשיבותם של משרדים מתוכננים עם אזורים לשיתוף ולעבודת צוות. מדובר בחללים לפגישות רשמיות כמו חדרי ישיבות סגורים או בחללים לפגישות בלתי רשמיות ואקראיות כמו קפטריה שמשמשת גם כבית קפה או חדרים קטנים לפגישות אחד על אחד.

מחקרים מהשנים האחרונות גילו גם שכאשר מתכננים את האזורים המשותפים כך שיסייעו להגדיל את מספר הפגישות האקראיות בין עובדים מאותה מחלקה ומאותו תחום עיסוק התפוקה עולה.
ההסבר הוא שמפגשים אקראיים רבים מחזקים את הקשרים ואת החברות בין העובדים וכך קל ונוח להם יותר לפנות זה לזה להתייעצות או לבקשת עזרה, הם יכולים לפתור אתגרים שצצים באופן שוטף במהירות רבה יותר, לסיים יותר משימות ולהעלות את תפוקת העבודה.

התחרות הגדולה על גיוס טלנטים ועובדים מוכשרים משחקת תפקיד מרכזי לא פחות באסטרטגיות עיצוב משרד. בהתאם לכך, בשנים האחרונות שטח הקפטריה גדל משמעותית ובדרך כלל היא ממוקמת קרוב לכניסה כדי ליצור אפקט "וואו" ולשדר לעובדים ולמועמדים לגיוס לחברה שהחברה מטפחת את העובדים ומעודדת אותם להיפגש ולהתרועע.
מודל הקפטריה העכשווי מהווה דוגמא מצוינת לאסטרטגיית עיצוב משרד שמייצרת תרבות ארגונית חדשה. העובדים יכולים להיפגש במהלך כל היום בקפטריה לישיבות צוות קטנות ולפגישות לא רשמיות ולפתור יחד אתגרים שונים שצצים באופן שוטף. כתוצאה מכך הקשר ביניהם מתחזק ושביעות הרצון שלהם עולה.

המסדרונות ממלאים תפקיד חשוב בתקשורת הפנים ארגונית.
עיצוב מסדרון עם "קירות מדברים" הוא פרט נוסף שעוזר לחיבור ותקשורת טובה יותר בין העובדים. על הקירות האלו משלבים תצוגה של עבודות שונות של העובדים. במידת הצורך, קירות המסדרון יכולים להפוך לקירות תקשורת מגנטיים מחיקים עם אפשרות לכתיבה באמצעות מרקרים מחיקים או הצמדת מגנטים עם מסרים שונים.

"הצעקה האחרונה" בתחום עיצוב מסדרונות היא הנוקים, אלו נישות ישיבה שמאפשרות לעובדים להתיישב תוך כדי שיחת מסדרון ולהמשיך שיחה שהחלה באקראי. לפעמים שיחות כאלו מולידות פתרון מצוין לאתגר כלשהו בעבודה בזכות האפשרות להתיישב לזמן מה במסדרון ולגבש רעיון יצירתי להתמודדות.
קראו עוד על עיצוב קפטריה ועיצוב מסדרונות.

לעומת הגידול המשמעותי שחל בשנים האחרונות בשטחים המיועדים לפגישות בלתי רשמיות ולבילוי בהפסקות מהעבודה (אכילה, משחק), חל קיטון משמעותי לא פחות בשטחים המיועדים לעבודות פרטיות.
על פי סקר שערך מכון המחקר של גנסלר, משרד האדריכלים הגדול בעולם, בשנת 2010 השטח הפרטי הממוצע לעובד היה 6 מ"ר. ב2015 קטן השטח ל 4.5 מ"ר ומגמת הקיטון נמשכת כאשר אפשר להגדיר את העבודה בשיטת העמדה החמה כמיצוי המקסימלי של הקיטון.
לפי שיטה זו לעובד אין עמדת עבודה המשויכת אליו והוא נע במהלך היום בין אזורים שונים של המשרד בהתאם לאופי המשימה שעליו לבצע בכל זמן נתון.

למרות שבארה"ב נכון לשנת 2020 כ10% מכוח העבודה מועסקים בשיטת העמדה החמה נראה ששביעות הרצון של העובדים נמוכה מאוד ומסקר שערך מכון גנסלר עולה שרק 24% מהעובדים מרוצים מהעבודה בשיטה זו.

כשמדובר על עבודה בשיטת המשרד הפתוח (open space ), התלונה המרכזית של העובדים המוכרת למנהלות ומנהלי משאבי אנוש רבים גם בחברות מובילות בעולם היא המחסור במקום  שבו אפשר לעבוד בריכוז ובפרטיות.
דווקא הקורונה תרמה לגיבוש מודל המשרד ההיברידי והקלה במידה מסוימת על יצירת איזון בין פרטיות לשיתוף. במודל זה, יש מענה לצורך של העובדים בפרטיות ובעבודה בריכוז כשהם עובדים מהבית (בהנחה שהילדים במסגרות החינוכיות השונות) ואת הפגישות ועבודת הצוות אפשר לקיים כשמגיעים למשרד.

ובכל זאת, גם כאשר העבודה הדורשת ריכוז אמורה להתבצע מהבית, קשה לעשות הפרדה מוחלטת בין המשימות השונות של העובדים ופעמים רבות כשמגיעים למשרד ליום של פגישות ועבודת צוות יש גם צורך בכמה שעות של עבודה בפרטיות.
לשם כך רצוי לעצב משרדים שיש בהם כמות מספקת של חללי עבודה קטנים או של תאי טלפון.

ומה רוצים העובדים? מסתבר שבסקרים בעולם, כמו המחקר שנערך במכון המחקר של מיקרוסופט ב2019, וגם לפי סקר על עמדות עובדים ומנהלים לגבי המשרד ההיברידי שערכתי יחד עם ד"ר גלית סיני קרמונה ותוצאותיו התפרסמו בגלובס, המסקנות דומות: העובדים סבורים שעבודה בחדר פרטי תורמת לתפוקה הגבוהה ביותר. יחד עם זאת, הם מצפים שיהיו במשרד אזורים שבהם אפשר לערוך ישיבות צוות משותפות.

אם כך, עיצוב משרדים אופטימלי צריך לכלול גם וגם, שילוב של תאים או חדר פרטי לכל איש צוות ואזור צמוד לחדרי העבודה לפגישות צוות. עיצוב משרד כזה כרוך מן הסתם בהקצאת שטחים גדלה מאוד ועד עידן הקורונה רוב החברות לא היו ערוכות לכך.

החדשות הטובות הן שכאשר מתכננים משרד היברידי אפשר להקצות מחצית ממספר החדרים/ תאי עבודה או פחות ועדיין לאפשר לכל עובד ביום שהוא מגיע למשרד לקבל חדר עבודה פרטי שיהיה רק שלו לאותו יום.
איך? מזמינה אתכם לקרוא ולהתרשם ממודל עיצוב משרדים בקונספט החדקטים שפיתחתי שעונה לאתגר הזה וגם מגלם בתוכו יתרונות נוספים של יצירת חלל עבודה גמיש שתורם לרווחת העובדים ולשלומות שלהם (Well Being).

נכון לאוגוסט 2022, אחרי למעלה משנתיים של התנסות גלובלית בעבודה במשרד ההיברידי  יש למכון המחקר של גנסלר, משרד האדריכלים הגדול בעולם מסקנה חד משמעית לגבי הצורך בפרטיות בזמן עבודה שדורשת ריכוז:
"חללים פרטיים מעולם לא היו חשובים יותר, אולי זה הזמן "לשנות תסריט" ולתכנן חללים פתוחים עבור עבודת צוות ושיתוף בשילוב עם הרבה מאוד חללים פרטיים לעבודה הדורשת ריכוז. חללי עבודה פרטיים אינם מותרות אלא מרכיב חיוני של סביבת העבודה שאחרי תקופת הקורונה"

לכתבה המלאה של מכון המחקר גנסלר

גמישות היא אחד המאפיינים החשובים של תכנון משרדים בעידן העבודה ההיברידית. כאשר בכל יום מגיע צוות אחר למשרדים, לעיתים גם ממחלקה שונה, יש חשיבות גדולה לאפשרות להתאים מחדש לעיתים תכופות את מערך הריהוט של המשרדים. לשם כך אפשר להשתמש בריהוט נייד ואפילו בתאי עבודה ניידים הקיימים כבר בשוק ויש להם היום דרישה גבוהה.

עיצוב חלל המאפשר שינויים תכופים יכול לסייע גם בבחינת מודלים שונים של עבודה היברידית. הארגון יכול לשנות מפעם לפעם את תכיפות הגעתם של העובדים למשרדים ומערך הריהוט הגמיש יכול לתמוך בניסוי וטעייה עד הגעה למודל האופטימלי של עבודה היברידית המותאם ספציפית לארגון.

ידעתם שעיצוב משרד ביופילי יכול להעלות יצירתיות, שלומות ותפוקה?

מה זה בכלל עיצוב ביופילי? זהו שילוב אלמנטים של טבע בסביבה הבנויה.

ההשפעות של שילוב טבע בסביבה הבנויה על השלומות (Well Being) של המשתמשים נחקרות מזה שנים רבות. זה התחיל מכך שבשנות ה80 של המאה הקודמת טבע הביולוג אדוארד וילסון את המונח "ביופיליה" כדי לתאר את המשיכה הפנימית המובנית של כל אדם לטבע שעמו יש לאדם תלות עמוקה.

חוקרים מתחומים שונים בדקו השפעות שונות של אלמנטים של טבע על בריאות ותחושת רווחה. התברר למשל שזמן החלמה אחרי פרוצדורה רפואית בבית חולים יכול להתקצר משמעותית אם בחדר המחלים יש חלון שמשקיף אל נוף.
במחקרים נוספים נמצא ששהייה בטבע או עם אלמנטים של טבע מפחיתה סטרס ואפילו תורמת להורדת לחץ דם.

בשנת 2014 הציגה חברת טראפין  (Terrapin) העוסקת בתכנון הסביבה הבנויה בשילוב אלמנטים של טבע,  מתודולוגיית עיצוב חדשנית שנקראת עיצוב ביופילי.  המתודולוגיה מבוססת על 14 תבניות על עיצוב שכל אחת מהן מנחה לעצב את הסביבה הבנויה עם אלמנט מסוים שקשורים לטבע. כאשר מעצבים משרדים עם תבנית מסוימת או עם כמה תבניות עיצוב, משרד כזה יהיה ביופילי, כלומר, שילוב אופטימלי של טבע בעיצוב.

דוגמא לתבנית אחת מתוך ה14: התבנית של קשר ויזואלי עם הטבע. המשמעות היא, שילוב של פריטים כמו צמחיה, נוף של עצים, ים או פריטים מהחי כגון אקווריום עם דגים או אפילו הכנסת כלבים למשרד כמו שמקובל היום בחברות הייטק רבות, בעיצוב המשרדים (או כל סביבה בנויה אחרת).

בשנת 2015 התפרסם מחקר מקיף שכלל 7600 עובדים מ5 יבשות שבו בדקו החוקרים את השפעת העיצוב הביופילי על פרמטרי שונים שנבדקו אצל העובדים. התוצאות הראו שעיצוב ביופילי תורם להעלאת יצירתיות ב15%, שלומות ב15% (Well Being) ותפוקה ב6%-8%

הממצאים הללו אינם מפתיעים, הם מתרגמים למספרים את מה שכמעט כל אדם חש באופן אינטואיטיבי. אוכל לציין שבמהלך עשרות שנים בהם אני מעצבת משרדים לארגונים ישראלים ובינלאומיים במנעד רחב של ענפים ותחומי עיסוק, אחת הבקשות שחוזרת שוב ושוב של העובדים היא לשבת בחדר או בחלל עם נוף ואור טבעי.

הצורך בשילוב טבע בסביבה הבנויה ובסביבת העבודה בפרט הוא אכן צורך עמוק ובסיסי וארגונים שישכילו למלא את הצורך הזה של עובדיהם יזכו בעובדים מאושרים יותר ומחוברים לארגון שבסופו של יום יפיקו יותר מעצמם ויתרמו להצלחת החברה.

וכשמתייחסים לעיצוב משרד ביופילי, לא חייבים להכניס יער למשרד או אקווריום ענק, לפעמים גם טפט עם תמונת יער או שילוב של רצפת עץ או דמוית עץ יכול ליצור את החיבור לטבע. הכי חשוב, הכנסת אור טבעי לחלקים נרחבים ככל האפשר במשרדים ואם אין אפשרות כזו, יש אפשרות להתקין במשרדים מנורות שיוצרות אפקט של תאורה טבעית בהתאם לשעות היום השונות. כדאי מאוד להשתמש במנורות מסוג זה שתורמות לתחושת ההתמצאות שלנו במרחב הזמן במקרה שאין אור טבעי שנכנס למשרדים.

אלו המרכיבים החשובים לעיצוב משרדים בעידן ההיברידי:

• איזון בין פרטיות ושיתוף – תכנון חללים לשיתוף יחד עם חללים לעבודה בפרטיות.
  .
• אפשרות לגמישות בתכנון החלל וליצירת חללים רב שימושיים.
  .
• עיצוב משרדים ביופילי המשלב אלמנטים של טבע.

אחרי שהבנתם את העקרונות הבסיסיים של עיצוב משרד ליצירת סביבת העבודה הטובה ביותר עבור העובדים שלכם, אתם מוזמנים ליצור קשר כדי להמשיך לחשוב ולתכנן יחד את המשרדים שלכם.

מלאו את הפרטים בתפריט צרו קשר למטה, או התקשרו עכשיו 7326997 03  6367133 04
4683066 054 אשמח לעבוד יחד.